01
1件あたりの確認・転記時間
導入前後で同じ範囲・同じ数え方を使い、確認や転記にかかる時間を比べます。例外処理や修正の時間も含めないと、実際の担当負担を見誤ることがあります。
WORKFLOW DESIGN / 01
請求書処理の確認・振り分け設計例
複数の形式で届く請求書を、項目候補の抽出、例外の検出、原本との照合、台帳記録と担当振り分けへつなぐ設計例です。どこを補助できるかだけでなく、担当者が何を確定するかも工程ごとに整理します。
対象
請求書の確認・転記・担当振り分け
設計の要点
候補抽出と人による確定を分ける
位置づけ
検討用の構想例。顧客実績ではありません
PROCESS MAP
請求書を受け取ってから、担当者へ渡すまで
AIを使う工程も、通常どおり処理する工程も、業務の流れの中で区別します。抽出結果は判断の材料であり、請求内容の確定や支払い承認そのものではありません。
- 01
受領文書の種類を識別
メール添付やスキャンなど、実際に届く形式と受領経路を確認します。判別できないファイルや読み取りにくい画像は、通常処理へ流さず人に戻す条件を先に決めます。
- 02
取引先・日付・金額などの候補値を抽出
取引先、日付、金額などを確定値ではなく候補として取り出します。どの情報が原本のどこにあるかを追えるようにし、項目ごとに確認の要否を整理します。
- 03
必須項目の欠落や不一致を例外として検出
必須項目の欠落、登録済み情報との不一致、読み取り結果の曖昧さを例外として扱います。例外の種類と行き先を決めておけば、見落としたまま次工程へ進むリスクを抑えられます。
- 04
担当者が原本と照合してから記録・振り分け
担当者が候補値と請求書原本を照合し、必要に応じて修正・差し戻し・保留を選びます。確認した人と変更内容を記録できる手順も、運用設計の対象です。
原本との照合を省かない
取引先の表記揺れ、税や金額の扱い、契約条件などは、請求書に記載された文字を読み取るだけでは判断できません。候補値を確認できる形で担当者に示し、取引条件との照合と確定を人が担う前提でフローを検討します。
HUMAN DECISION POINTS
AIの候補と、担当者が決めること
「人が確認する」と書くだけでは、確認が形だけになりかねません。誰が、何を見て、どう修正・保留できるのかを手順にします。
支払い承認は自動化の対象にしない想定
抽出結果の確定、取引条件との照合、支払い承認は担当者が行う設計。 金額の候補が抽出できても、支払い可否をAIの出力だけで確定しません。
確認者に見せる情報
- 候補値と、照合する請求書の原文
- 未入力・不一致・読み取りにくい項目
- 修正、差し戻し、保留の選択肢
人へ戻す条件
- 必要項目が欠けている、または候補が曖昧
- 台帳の情報や取引条件と一致しない
- 原本を確認できない、もしくは誤りが見つかった
EVALUATION
導入前後を比べるための確認項目
構想段階で削減率や処理時間を断定することはできません。現状の業務を基準として記録し、追加された確認作業も含めて試行結果を見ます。
02
抽出項目の修正率
候補として抽出された項目のうち、担当者が直した項目や値を記録します。全件で一つの割合にまとめるだけでなく、項目や書類形式ごとの傾向を見ると改善箇所を探しやすくなります。
03
例外として人に戻った件数
不足情報や不一致など、人による確認へ戻った件数と理由を把握します。例外が多いこと自体を失敗と決めつけず、安全に止まる仕組みとして機能しているかも確認します。
04
承認前に発見した不備
承認や次工程へ進む前に担当者が見つけた不備を記録します。件数だけで評価せず、どの工程で発見できたか、見逃しを防ぐ確認手順が働いたかを振り返ります。
比較する際は、対象とする請求書の範囲、計測期間、作業の定義をそろえます。処理が速くなったかだけでなく、手戻り、例外対応、確認の負担に変化があったかも一緒に確認します。
QUESTIONS TO SETTLE
自社の業務に当てはめる前に
どの工程を候補にできる？
文書種別の識別や項目候補の抽出、欠落・不一致の検出、確認後の台帳記録や振り分けなどが検討対象です。書類形式、例外頻度、既存の手順を調べてから範囲を決めます。
抽出結果をどう確かめる？
候補値と原文を並べ、未確認項目や不一致が分かるようにします。担当者が修正・差し戻し・保留でき、例外は適切な担当先へ戻る手順を用意します。
支払い承認まで自動化する？
この構想は支払い承認の自動化を想定していません。原本との照合、取引条件に照らした判断、承認権限に基づく決定は担当者が行う設計です。
NEXT STEP
まずは、今の請求書処理を整理するところから
受領形式、確認・転記の流れ、例外時の対応、承認者を整理すると、自動化の候補と人が担う判断を分けて検討できます。差し支えない範囲で、現状や確認したい点をメールでお知らせください。